【初心者向け】Salesforceのレポートやリストビューで使える相対日付のまとめ

レポートやリストビューで、【今月の問い合わせ一覧】のような期間を指定したデータ抽出するとき、みなさまはどのように条件を指定していますか？

もしかして、開始日と終了日に今月の1日/末日をつど入力していないでしょうか。

このような状況で活用したいのが、相対日付という便利な機能です。

相対日付を使用することで、

・レポートやリストビューをメンテナンスする業務効率の向上

・柔軟なデータの抽出　ができるだけでなく、

エンドユーザー側も、最新のデータを常に活用できるようになります。

本記事では、Salesforceで使用できる相対日付の一覧や使い方を、つまずきやすいポイントとともに解説します。

Salesforceで使用される相対日付とは、“現在の日付を基準”にした動的な日付の指定ができる便利な機能です。

これにより、直接、日付を指定（絶対日付）しなくても、［今日］［昨日］［今週］［今月］などの相対的な日付でデータを抽出できます。

つまり、「今月のデータを確認したい」というレポートがあった場合に、月次で編集しなくとも、常に当月のデータをフィルタリングできるのです！

「あぁ、今月もレポート抽出の日がやってきた....」

月末は、複数のレポートの日付を変更して、データをエクスポートしなくてはならない。

月の終わりということもあり、ほかの作業でも追われている中

この作業は地味に時間泥棒ですよね....

相対日付では “今月” とだけ指定しておけば、現在の日付を基準にした “今月作成のデータ” を自動で表示するので、当日はレポートをエクスポートするだけ！！！！

時間泥棒のストレスから解放されます！

※作業日が3/1で、2月のデータを抽出したい場合は［先月］と指定

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では、相対日付は日常のSalesforce業務内の、どんな場面で活用できるのでしょうか。

主に［レポート］［リストビュー］［ダッシュボード］の3つの場面です。

冒頭でも例としてあげた【今月の問い合わせ】レポートを思い出してみましょう。

任意で開始/終了日を指定するカレンダー日付を利用することも可能ですが、毎月必ず実施しなければいけない作業の場合、抽出のたび、日付を設定し、更新するのは手間に感じます。

そこで、相対日付を利用します。

仮にいまが2月29日で、2月の問い合わせ一覧を抽出したいとします。

先月の作業は1月31日に行いました。

レポートではカレンダー日付を使用しており、1月1日～1月31日を指定しています。

今月のデータを抽出するために、この日付を2月1日〜2月29日に指定し直す必要があります。

しかし、相対日付を指定したレポートでは、［今月］と指定しておくだけで、
 
2月29日からみる［今月］のデータ、つまり2月（2月1日～2月29日）のデータが
 
自動でフィルタリングされるのです。

Salesforce内に蓄積されているデータを、検索条件に基づいて一覧表示する［リストビュー］は、必要な情報だけを抽出し、効率的に業務をするのに便利な機能です。
 
この“検索条件”でも、日付項目に相対日付を活用することができます！

たとえばWeb-to-Caseを使用している組織で、本日の問い合わせだけを表示させたい場合。

検索条件に［作成日］を指定し、値を［今日］と指定しておくだけで、いつでも、現在の日付を基準とした［今日］のデータがフィルタリングされます。

データ抽出のたびに日付期間を指定する必要がなく、業務が効率的に行えますね。

複数のデータ（レポートや画像）を一つの画面に表示し、一目瞭然で全体像を把握することができる機能［ダッシュボード］ですが、ダッシュボード上の検索機能でも相対日付（一部）の利用が可能です。

ある日突然、上司に「先週の数字すぐ出してほしい！」と依頼を受けました。

レポートひとつひとつを修正するのはめんどうだし、別のチームも利用しているレポートのため、修正するには確認が必要…。

そんな時に活躍するのが、 ダッシュボード上の検索機能です。

レポート自体に影響なく、ダッシュボード上でフィルタリングができる検索機能は

相対日付の利用も可能なため、簡単に上司からの依頼に答えることができるのです！

ダッシュボードで検索条件を追加する方法については、Salesforceのヘルプをご覧ください。

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.dashboard_filters_editing.htm&language=ja&type=5

相対日付では、［今日］［昨日］［今週］［今月］以外にも、［過去〇日間］や［〇ヵ月前］［当四半期］といった、より詳細な日付を指定することもできます。

下記は、Salseforceで使用できる相対日付の一覧です。

【日単位】

※標準の日付検索条件　：デフォルトの項目に対して使用する検索条件

　カスタム項目検索条件：独自に作成した項目に対して使用する検索条件

【週単位】

【月単位】

【年単位】

【四半期単位】

【会計年度単位】

なお、こちらは2024年11月時点の情報です。

最新の情報は、Salesforceのヘルプページをご参照ください。

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.filter_dates_relative.htm&type=5

相対日付の使い道や一覧を把握したところで、実際に相対日付を使用して【昨年の問い合わせ】レポートを作成してみましょう。

1.レポート編集画面［検索条件］で、相対日付を設定したい日付項目を選択

2.範囲から指定したい相対日付を選択し、［適用］をクリック

※今回は［作成日］が ”昨年” のレコードを対象としたいので、 ”前年” を選択

これで、毎年期間を更新しなくても、自動的に昨年の問い合わせ一覧が表示されるようになります。

★応用編として、【過去2週間の問合せ】レポートを作成してみましょう。

先ほどはSalesforceにデフォルトで準備された相対日付から［前年］指定しましたが、

過去2週間を指定できる相対日付は準備されておりません。

デフォルトにない範囲からフィルタリングを行う場合は以下の手順で行います。

1.［作成日］の範囲を常時（＝全範囲）に設定する

2.レポート編集画面［検索条件］に、新たに［作成日］を追加する

3.作成日の検索条件内、日付の右上にある［相対日付を使用］をクリックして“過去 2 週間” と入力し、［適用］をクリック

これで、作成日が過去2週間の範囲のレコードを対象にフィルタリングされました。

思ったよりサクッと活用できる相対日付ですが、「早速作ってみよう！！」と試してみると、よくわからないエラーが表示されました。

一覧にない相対日付を使用したわけでもなく、文言を間違えてもいないのに何故でしょうか？

実は、半角スペースの ”あり”、”なし” が、このエラーを起こしている原因なのです。

先ほど作成例で使用した［過去 2 週間］の値ですが、“2”の前後に半角スペースを入力しています。

これがなければエラーを起こしてしまうのです。

［過去n週間］や［n日間］［nか月］のような相対日付を指定する際は、以下のように値を入力する必要があります。

［過去n日間］［翌n日間］［n日前］［nか月前］ ［n年前］［翌n年間］のような相対値では、半角スペースを入れずに入力します。

・過去3日間

・翌3日間

・3日前

・3か月前 

・1年前 

・翌1年間

［過去nか月］［翌nか月］［過去n週間］［翌n週間］のような相対値は、”n” の前後に半角スペースを入れて入力します。

・過去 3 か月

・翌 3 か月

・過去 1 週間

・翌 1 週間

使用する相対日付によって半角スペースが必要かどうか異なってくるので注意しましょう。

こちらのヘルプの相対日付一覧で、半角スペースが必要かどうかを確認してみましょう。

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=000382859&type=1

相対日付の活用法や注意点、Salesforceで使用できる相対日付一覧をご紹介しました。

これまで絶対日付でレポートを作っていた方は、相対日付にシフトすることで、レポートのメンテナンス効率がぐっとあがるはずです！！

ぜひ、本ブログの内容を、業務効率向上のためにお役立てください。