Salesforceの「定期的なToDo」と「ToDoの繰り返し」の違いとは？効率的なタスク管理のススメ

Salesforceを利用中の皆様、ToDoという機能を使っていますでしょうか？ 
個人のタスク管理に大変便利な機能です！
 
定期的に行うタスクがある場合は、自動で繰り返しをさせたいですよね。 
Salesforceでは、「定期的なToDo」もしくは「ToDoの繰り返し」という機能を使って実現できます。
この大変似た名前の二つの機能を使い分けることで、Salesforceを使ったタスク管理が圧倒的に楽になります！
  
以下説明は、Lightning Experienceを使用している前提で話が進みます。Classicご利用中の方は公式ヘルプをご覧ください。
 

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
 
「Salesforceの改修がぜんぜん追いつかない…」という情シスのあなたへ
1人から派遣可能な、Salesforceスペシャリスト派遣の資料ダウンロードはこちら
→https://www.terrasky-tech.co.jp/document-request

定期的なToDoとは

定期的なToDoはその名の通り、あらかじめ決まった頻度でタスクを作成しておく機能です。

例えば毎週火曜日に行うタスクを定期的なToDoとして登録すると、今週のTodo・来週のTodo・再来週のToDo…と、複数のToDoがまとめて作成されます。

例えば「毎月3日に請求書の処理をする」などを登録しておくと便利です！

※スケジュール機能ではないので、ToDoの仕様上時間を管理しておくことはできません。「定例会議を設定したい」など時間まで管理したいときはカレンダーを使いましょう。

ToDoの繰り返しとは

それに対してToDoの繰り返しは、次のToDoを自動的に1件のみ作成する機能です。そのToDoが完了したタイミング、もしくは指定した期日が過ぎたタイミングで、次のToDoが作成されます。

例えば、「顧客訪問」という断続的に発生するToDoがあったとします。

この機能を使うと次回のToDoを作り忘れることがなく、さらに後から期日や内容を都度修正することができます。

以下では、それぞれの具体的な使い方を説明します。

ユーザーが定期的なToDoを使えるようにするためには、事前にシステム管理者による簡単な設定が必要です。

①「定期的なToDo」を有効化
設定の検索ボックスに「活動設定」と入力します。
「定期的な ToDo の作成の有効化」にチェックを付けます。
最後に「登録」をクリックします。

②ToDoページレイアウトに「定期的なToDoを作成」項目を追加

オブジェクトマネージャーから検索ボックスに「ToDo」と入力します。「ToDo」を選択します。使用中のページレイアウトの編集画面に遷移します。

「定期的なToDoを作成」項目をToDo のページレイアウトの [ToDo の詳細] セクションにドラッグアンドドロップします。
「保存」をクリックします。

ここからは、実際にユーザーが定期的なToDoを使うイメージを見ていきましょう。
今回は、毎月月初に行うToDoを作成してみます。

「ToDoの新規」ボタンを押すと、上記で設定した「定期的なToDoの作成」チェックボックスが表示されているはずです。チェックボックスにチェックを入れます。
すると下のように表示が増えるので、頻度などの必要な情報を入力します。
※月、週など選ぶ頻度により表示内容が異なります

「保存」をクリックします。

これで毎月1日に同じToDoを作成することができました。
ToDoの作り忘れを防ぎ、ToDoを一つ一つ作成する手間を省くことができますね。

続いて、「ToDoの繰り返し」機能について見ていきましょう。
ユーザーがこの機能を使えるようにするためには、事前にシステム管理者による簡単な設定が必要です。

設定からオブジェクトマネージャーに飛び、検索欄に「ToDo」と検索します。

「ページレイアウト」をクリックして、使用中のレイアウトを選択します。

「この ToDo を繰り返す」「繰り返し期間」の2項目をドラッグアンドドロップします。
完了したら「保存」をクリックします。

ここからは、実際にユーザーがToDoの繰り返しを使うイメージを見ていきましょう。

今回は、断続的に発生する顧客訪問があります。
顧客訪問が終わった際、ユーザーが手動で次のToDoを作成しなくても済むよう、ToDoが自動的に作成されるようにしてみましょう。

既存のToDoを編集して設定していきます。 

「このToDoを繰り返す」で以下のいずれかを選択します。
・「期日後」＝期日が過ぎたら次のタスクが作られる
・「完了日後」＝状況を「完了」にしたら次のタスクが作られる
※「(完了したToDo)」はシステムが自動的に選ぶためのものなので、選択できない

今回は顧客訪問が終わった際に次のToDoを作成したいので、「完了日後」に設定します。
「繰り返し期間」は次に作られるタスクの期日を何日後にするか設定できます。
次のToDoの期日は5日後にしたいので、今回は「5」としておきましょう。
この状態で保存ボタンを押します。

これで、設定が完了しました。
さて、顧客訪問が終わったとみなして、このToDoを「完了」にしてみましょう。
「完了としてマーク」をクリックします。

すると、5日後にまた同じToDoが作成されました。
これで完了後に自動でToDoが作成されるので、作り忘れを防ぐことができますね。

また、必要に応じて次のタスクの設定を個別に修正することができます。
「編集」をクリックします。

すると、ToDoの編集画面が出てきます。
例えば繰り返し期間を「1日」にするといった編集が可能です。

「このToDoを繰り返す」を「なし」とすることで、繰り返しのキャンセルも可能です。

このように、「ToDoの繰り返し」はその都度柔軟なタスク管理ができます！

Salesforceでのタスク管理をより効率的に行うための、ToDoの便利な機能をご紹介しました。
入力もれなどのミスが減り、タスク入力の工数削減につながるので、ぜひ「定期的なToDo」と「ToDoの繰り返し」をうまく使い分けてみてください。

少し複雑でしたが、最後までお読みいただきありがとうございました。