Salesforceのレポート活用術！スケジュール登録でデータを自動メール配信

この記事では、Salesforceで作成したレポートのデータを、指定した時間にメールで配信できるレポートの登録機能の設定方法について解説します！
 

「レポートのデータを見るだけのためにSalesforceにログインするのは面倒くさい」と思っている方も、この機能を使えば、いちいちSalesforceにアクセスすることなくデータが確認できるので、作業の効率化が図れるかもしれません。
  
レポート登録機能では、レポートを特定のユーザーに配信することもできます。
「営業部のメンバーにレポートを見てほしいけれども、そもそもSalesforceにあまりアクセスしてくれない…」といった場合に有効な機能といえるでしょう。
 

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スケジュール登録設定の前に、まずはレポートの作成方法から説明していきます。

１．Salesforceにログインして[レポート]タブをクリックする

２．レポート画面に切り替わったら右上の[新規レポート]をクリックする

３．レポートタイプを選択する
今回は商談オブジェクトを使ってレポートを作成していきます。

レポートタイプを選択したら、右側の[レポートを開始]をクリックする

４．レポート作成画面に変わったら、表示させたい項目などを選択してレポートを作成していく

５．レポートが作成できたら[保存＆実行]をクリックする

６．レポートを保存する 
レポート名、レポートの一意の名前、レポートの説明、格納先フォルダを選択して保存をクリックします。

これでレポートの作成は完了しました。それでは、いよいよレポートのスケジュール登録設定に移ります。

１．作成したレポートの右上の[▼]をクリックし、[登録]をクリックする

２．登録の編集画面に切り替わるので、レポートをエクスポートしたい日時を設定する
今回は、毎週月曜日の午前9時に配信されるよう設定します。

３．レポートの結果を添付ファイルで配信したい場合は、[ファイル添付]をクリックする
フォーマット済みレポートと詳細のみのどちらかを選択し保存をクリックすることで、選択したファイル形式でレポートが配信されます。
今回はフォーマット済みレポートを選択してみます。

４．[メールの受信者を編集]をクリックすると、配信されるメールの受信者も設定できます。

自分はすでに受信者として設定されていますが、作成したレポートにアクセス権限のあるユーザー、公開グループ、ロールがあれば、エンティティ種別を選択できます。

今回は公開グループ「テストグループ」を追加受信者として設定してみます。
対象の公開グループを選択し[追加]をクリックします。

下の登録者に先ほど追加した「テストグループ」が追加されていることを確認して、右上の[×]をクリックして受信者設定画面を閉じます。

５．レポートの実行者を選択する
レポート実行時にどのユーザーのデータが表示されるかを設定できます。
 
・自分：自分が見ているレポートデータと同じデータを配信する
・別のユーザー：指定したユーザーと同じレポートデータが表示される
 
※指定したユーザーはレポートを実行する権限と参照できる権限が必要。
※Salesforceで通常表示されるレポートデータと多少異なる可能性あり。

 今回はデフォルトの「自分」を選択したままにしておきます。

６．必要に応じて条件を追加する
「条件をこのレポートに追加」のチェックボックスをオンにすると、指定した条件に一致した場合にレポートが配信されるようになります。
※今回は条件を追加せずに登録しますので、チェックはオフのままにしておきます。

例えば以下のような場合に条件を設定すると便利です。
・レポートに1件でもデータがある場合に配信したい
　(集計：レコード件数　演算子：＞　値：1)
この条件を追加しておくことで、レポートにデータがない場合は配信されないため、不要なメールが届かなくなります。
なお、条件は最大5つまで設定できます。
 
７．すべての設定が完了したら[保存]をクリックする

以上でスケジュール登録の設定は完了です。

それでは、登録したレポートが実際にどのような感じで配信されるのか確認してみましょう。
設定したレポートはユーザーのメールアドレス宛に届きます。
ご自分が使用している受信ボックスを確認してみてください。

このように設定した方法でメールが届きます。
登録設定時に添付ファイルを選択しておくと、届いたメールに指定したフォーマットのファイルが添付されてきます。
 
また、メールにある「Salesforceで開く」をクリックすると、Salesforceにログインしてレポートを確認することもできます。

レポートビューで登録済みにチェックマークがついていたら、そのレポートは登録設定されていることになります。

ちなみに、レポートの登録上限は最大7つまでとなっています。
また、登録済みのチェックマークはスケジュール登録を設定した本人にしか表示されない仕様となっています。そのため、システム管理者であっても他のユーザーが設定したスケジュール登録を確認することはできませんので注意です。

いかがでしたでしょうか？
 
今回は例として商談のレポートで設定しましたが、ToDoなどのレポートを作成してスケジュール登録設定することで、自分のタスク管理に活かすこともできるかもしれません。
レポートの登録設定は、Salesforceの標準機能で設定でき、さまざまな活用用途がありますので、ぜひ使ってみてください。

 
最後までお読みいただきありがとうございました。