Salesforceの標準レポートはどうやって作成するのか？丁寧に解説します

こんにちは。テラスカイテクノロジーズ　マーケティングチームのMです。
今回はSalesforceを利用し始めたばかりの人でも理解できるように、シンプルなレポートの作成方法を解説いたします。

1.Salesforceのレポートとは
 
まず、Salesforceのデータ構造はこのようになっています。

Salesforce上のデータを表にまとめて分析する一覧表のことを、Salesforceではレポートと呼んでいます。
上記のオブジェクト、レコード、項目を使用して業務に合わせた一覧表を作成することが可能です。

2.Salesforceの表形式レポートとは
Salesforceのレポートのうち一番シンプルなレポートで、Excelのシートのような一覧表形式のレポートです。
Salesforceに登録されているレコード情報を一覧で出力したい場合に使用します。

作成手順①
 
SalesforceTOP画面の[レポート]タブをクリックします。

※TOP画面に[レポート]タブが表示されていない場合の対処方法
 
lTOP画面右上の

こちらのマークをクリックします。
l[アプリケーションおよび項目を検索…]に[レポート]と検索し、表示された項目
[レポート]をクリックします。
 

作成手順②
 
画面右上[新規レポート]ボタンをクリックします。

作成手順③
 
作成したいレポートで使用するレポートタイプを選択します。
 

適切なレポートタイプを選択します。
左側の[カテゴリ]からオブジェクトを指定すると簡単に探すことが可能です。
レポートタイプ一覧を見たい場合、カテゴリから[すべて]を選択します。
 

 
【解説】レポートタイプの解説と選び方について
 レポートタイプとは、レポートで使用できるオブジェクトと項目を決定するレポートの枠組みのことを指します。
 （例）
・取引先に関する情報のみを使用したい場合：【取引先】のレポートタイプを選択
・商談に関する情報のみを使用したい場合：【商談】のレポートタイプを選択
・取引先と取引先責任者の情報を使用したい場合：【取引先責任者と取引先】のレポートタイプを選択
 

また、レポートタイプには2種類あります。
この記事ではこの内の標準レポートタイプの作成方法について記載します。

簡易的なレポートであれば標準レポートタイプで作成可能です。

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作成手順④
レポートタイプを選択したら「レポートを開始」ボタンをクリックします。

作成手順⑤
 
レポート作成画面に遷移しますので、画面右上の[自動的にプレビューを更新]をONにしてください。作成中のレポートのプレビューが自動的に反映されます。

作成手順⑥
 
画面左部の列リストにレポートへ表示させたい項目を追加します。
  
　　追加方法①
 
　　列リスト内の入力フォーム[列を追加…]に、追加したい項目名を入力するか、
 
　　表示される項目一覧から追加したい項目を選択します。

　　[列を追加…]を選択すると、画像の通りレポートに追加できる全ての項目が表示されます。
 
　　（直接入力も可能です。）
 

追加方法②
 
　　レポート作成画面の左側の項目ボタンをクリックすると、項目一覧が表示されます。

追加したい項目をドラッグ＆ドロップで、右側の列リストに追加します。
 
作成手順⑦
 [検索条件]タブをクリックし、適切な検索条件を指定してください。
 
l始めに選択したレポートタイプによって、デフォルトでいくつか検索条件が選択されています。
 例えば標準レポートタイプ[商談]では、検索条件に「完了予定日」「商談状況」「確度」が選択されています。作成したいレポートに合う適切な検索条件を指定してください。

標準レポートタイプ[商談]では検索条件の「完了予定日」がデフォルトで「当会計四半期」が選択されていますが、常時を選択することで全期間の商談レコードが表示されます。
 lデフォルトで選択されていない検索条件以外に、何か検索条件を指定したい場合、入力フォーム[検索条件を指定…]から検索条件を指定できます。
 

 
(例)商談レポートで「フェーズが受注である商談」を絞り込みたい場合
 lデフォルトで選択されていない検索条件以外に、何か検索条件を指定したい場合、入力フォーム[検索条件を指定…]から検索条件を指定できます。

作成手順⑧
 
レポートが完成したら、画面右上[保存]ボタンをクリックします。
まず下記を入力します。
 

・レポート名
 任意のレポート名を設定してください。
 (例)【本社_商談一覧レポート】【営業部ロール_商談一覧レポート】など
 

・レポートの一意の名前
 英数字の任意の名前を設定してください。
 (例)【Headquarter_OppReport】【SalesRole_OppReport】など
 

作成手順⑨
続いてフォルダを選択しますが、Salesforceはレポート単位ではなく、レポートフォルダ単位でアクセス権が決定するためご注意ください。
 

レポートフォルダを「フォルダを選択」ボタンから選択します。

レポートを選択する画面の左下[新規フォルダ]からレポートフォルダを新規作成し、そちらに保存することも可能です。
 

作成手順⑩
画面右上[実行]ボタンをクリックすると、作成したレポートが表示されます。
以上でレポートの作成手順は終了です。

このように、基本の標準レポートタイプでは簡単にデータの一覧表を作成できます。
 今回触れなかった高度なレポートタイプのカスタムレポートタイプを作成されたい方は、こちらの記事をご覧ください。

 以上、「Salesforceのレポートはどうやって作成するのか？丁寧に解説いたします（基本のレポート編）」でした！
 

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