はじめに
こんにちは。テラスカイテクノロジーズ マーケティングチームのMです。
今回はSalesforceを利用し始めたばかりの人でも理解できるように、カスタムレポートタイプでのレポートの作成方法を解説いたします。
このカスタムレポートタイプを作成するためには、「カスタムレポートタイプの管理」設定が必要となり、許可されたユーザのみが作成可能となっています。
レポートタイプの種類について
まず、レポートタイプとは、レポートを簡単に作成できるようにするものです。
レポートタイプによって、レポート作成時に使用可能な項目とレコードが決まります。
例）：「取引先責任者と取引先」レポートタイプ
⇒主オブジェクト「取引先」、関連オブジェクト「取引先責任者」
こちらの記事で解説した通り、Salesforceのレポートタイプは2種類あります。
この記事では、そのうちのカスタムレポートタイプの作成方法について記載します。
Salesforceではデフォルトで、定義済みの標準レポートタイプが用意されています。
しかし、標準レポートタイプのみを利用してレポートを作成する場合、以下のような制限があります。
標準レポートタイプの制限①
別オブジェクト（関連オブジェクト）と同時に出せるものは、レポートタイプで表示されるリレーションのものだけになります。
下の図は商談レポートの例ですが、標準レポートタイプはリレーションの組み合わせに制限があるので、標準レポートタイプにないようなリレーションでレポートを作成したい場合にはカスタムレポートタイプが適切です。
標準レポートタイプの制限②
取引先別に取引先責任者の一覧を出したいとき、取引先責任者が登録されていない（関連する取引先レコードが無い）取引先はレポート実行結果に抽出されません。
下の図の場合、取引先別に取引先責任者を一覧表示させていますが、「取引先責任者が無い取引先」は表示されていません。
実際は、取引先責任者が登録されていない取引先もあります。
カスタムレポートタイプの作り方
カスタム レポートタイプを使用すると、標準の Salesforce レポートタイプでは制限があり実現できないレポートを作成できます。
ここでは制限②を例にとり、取引先責任者が登録されていない取引先も同時に一覧表示できるようなカスタムレポートタイプを作成してみます。
注意: カスタム レポート タイプを作成できるのは、Salesforce 管理者または「カスタム レポート タイプの管理」権限を持つユーザーのみなので、作成前にこの権限があることを確認してください。
作成手順①
「設定」のホーム→プラットフォームツールの中の「機能設定」→「分析」→「レポート＆ダッシュボード」→「レポートタイプ」の順にクリックし、「新規カスタムレポートタイプ」ボタンをクリックします。
作成手順②
まずカスタムレポートタイプの定義を設定します。
下の図を参考に必須項目を埋めていきます。
※リリース状況を「開発中」にして作成すると開発途中のレポートタイプをユーザーに見せずに作成することができますが、「リリース済み」に変更することを忘れるとユーザーがレート作成時に利用することができません。
作成手順③
レポートレコードセットを定義します。
主オブジェクトとなる取引先（A）とそのレポート結果のイメージ図が右側に表示されています。
「（クリックして他のオブジェクトと関連付ける）」をクリックします。
オブジェクト（B）が表示されるので、選択リストから「取引先責任者」を選びます。
イメージ図が下図のように変わっています。
これは取引先責任者がない取引先は表示されない状態を表します。
BのAtoBリレーションで「「A」レコードには関連する「B」レコードの有無は問いません。」を選択します。
下の図のように表示が変わります。これが、取引先責任者がない取引先を表示するイメージ図となっています。
ここまでできたら「保存」ボタンをクリックします。
作成手順④
定義したカスタムレポートタイプの定義ページが表示され、設定した内容の下に下図のような「レポートで選択可能な項目」セクションがあります。
「レイアウトを編集する」ボタンをクリックし、中を見ていきます。
作成手順⑤
下図のように、どの項目をレポート作成時に使用する項目として置いておくかを選ぶべージに遷移します。
この時点では、取引先と取引先責任者にある”すべての項目”が表示されています。
レポートで使用する項目が限定されている場合は、項目を右側のボックスにドラッグして外し、表示しないようにすることができます。
またこの項目のボックスには「参照先の項目を追加」というリンクがあり、取引先と取引先責任者が持つ参照先の項目も探すことができ、レポートに使用する項目として出すことも可能です。
リレーションのカスタマイズがされていない取引先や取引先責任者の場合、参照先にあたるのは
・「最終更新者」「作成者」等、ユーザーの項目
・「親取引先」である同じ取引先の項目
カスタムオプジェクト等とリレーションがある場合、そのオブジェクトの項目も利用できます。
ここは編集せず、キャンセルで戻ります。
レポートの新規作成画面から、先ほど作成したカスタムレポートタイプを選択可能です。
ここからのレポートの作成方法はこちらの記事をご参照ください。
最後に
いかがでしたでしょうか？
カスタムレポートタイプを使えるようになると、レポートの幅が広がり、標準レポートでは実現できなかったレポートも作成できるためとても便利です。
弊社のSalesforceエンジニアは、Salesforceの認定資格を所持しているため、このようなカスタムレポートタイプを使ったレポートを作成することが可能です。
以上、「Salesforceのレポートはどうやって作成するのか？丁寧に解説いたします（カスタムレポートタイプ編）」でした！
複雑なレポート作成もプロにお任せ！
テラスカイテクノロジーズのエンジニア派遣の資料ダウンロードはこちら→https://bit.ly/3C3OsEi